Recomendaciones de Comunicación, Transparencia y Apoyo a las Familias

24 de abril de 2026

 

Para: Dirección de la Oficina del Superintendente Estatal de Educación (OSSE) y del Departamento de Servicios Humanos (DHS)

De: Grupo de Políticas de la Coalición Under 3 DC

Asunto: Recomendaciones para la Implementación de la Próxima Lista de Espera de Subsidios para Cuidado Infantil 

 

Recomendaciones de Comunicación, Transparencia y Apoyo a las Familias

 

El 18 de diciembre de 2025, la coalición Under 3 DC publicó un memorando en el que se describían los principios rectores de la forma en la que el Distrito debería implementar una posible lista de espera para el Programa de Subsidios para Cuidado Infantil priorizando la transparencia, la coordinación y una comunicación clara con las familias y los proveedores. 

 

Desde entonces, la Oficina del Superintendente Estatal de Educación (OSSE) anunció que la lista de espera entrará en vigencia el 12 de mayo de 2026, después de notificar a la comunidad del aprendizaje temprano con aproximadamente dos meses de anticipación. La OSSE además emitió una reglamentación de emergencia el 27 de marzo de 2026 para formalizar las políticas relativas a la lista de espera y al Programa de Subsidios para Cuidado Infantil en general. Este memorando es en repuesta al anuncio de la OSSE respecto a la lista de espera y al foro del 23 de marzo de 2026 en el que familias, proveedores y defensores plantearon preguntas urgentes sobre cómo funcionará la lista de espera y cómo se dará apoyo a las familias que busquen asistencia. 

 

Este memorando desarrolla las recomendaciones que realizamos anteriormente y está centrado específicamente en pasos para la implementación que pueden ayudar a las agencias del Distrito a comunicarse claramente con el público, apoyar a las familias que utilizan el sistema y minimizar las interrupciones en el servicio. 

 

La creación de una lista de espera es necesaria debido a elecciones intencionales de subfinanciar de manera significativa el Programa de Subsidios para Cuidado Infantil. Imploramos a la dirección de las agencias y del Concejo que trabajen de manera colaborativa para corregir los niveles de financiamiento con el objetivo de que la lista de espera sea realmente una medida temporaria. Además, mientras haya una lista de espera, es esencial que las familias y los proveedores reciban información coherente y transparente por parte de ambas agencias.

 

Las siguientes recomendaciones reflejan los comentarios obtenidos de proveedores, maestros y defensores del cuidado infantil de todo el Distrito mientras se aproxima la fecha de implementación del 12 de mayo. 

 

Lo que Escuchamos de la Comunidad del Aprendizaje Temprano 

Los proveedores, los padres y los defensores plantean varias inquietudes comunes mientras el Distrito se prepara para implementar la lista de espera: 

• Las familias nuevas que comienzan a buscar asistencia para cuidado infantil (futuros padres, padres primerizos, padres que acaban de reunir los requisitos financieros de elegibilidad, etc.) no saben de la existencia de una lista de espera, o no saben cómo funcionará o cuánto tiempo podrían tener que esperar. 
• Las familias nuevas que comiencen a buscar asistencia para cuidado infantil no podrán acceder al programa en el futuro cercano, lo que conlleva la preocupación de que los niños se perderán oportunidades de aprendizaje temprano esenciales y las familias no podrán trabajar. 
• Los proveedores de cuidado infantil que prestan servicio principalmente a familias con subsidios enfrentarán vacantes, especialmente en las salas de bebés, cuando los niños que asisten actualmente crezcan y no puedan ser reemplazados. 
• Las familias que ya están recibiendo subsidios pueden perder el acceso a los servicios asequibles si no se enteran de los avisos de redeterminación, y podrían no comprender cómo la lista de espera afecta las renovaciones (históricamente las familias no han recibido apoyo adecuado por parte del DHS para prepararse para la redeterminación, lo que contribuye al no cumplimiento de los plazos). 
• Las familias que tienen hijos ya inscritos en programas de aprendizaje temprano (tanto las que reciben subsidios como las que pagan de forma particular) observarán un descenso de la calidad de los programas debido a las vacantes, la pérdida de ingresos y la incapacidad para planificar con anticipación de los proveedores.
• El personal de primera línea de las agencias no está preparado para mantener conversaciones difíciles con las familias sin capacitación, mensajes coherentes o herramientas significativas para ayudar a las familias a satisfacer sus necesidades relativas al cuidado infantil.

Estas preocupaciones recalcan la importancia de una comunicación proactiva, procesos coordinados de las agencias y transparencia pública.

 

Pasos Inmediatos a Seguir Antes de que la Lista de Espera Entre en Vigencia

Con la fecha de implementación del 12 de mayo aproximándose, la OSSE debería tomar varias medidas inmediatas que contribuyan a garantizar que las familias y los proveedores estén preparados: 

1. 1. Seguir poniendo a disposición del público preguntas frecuentes que se actualicen con regularidad y que aborden dudas comunes que las agencias prevean que plantearán las familias y los proveedores; actualizarlas con regularidad para que reflejen las dudas comunes que los representantes de las agencias y los proveedores de nivel II están recibiendo en el terreno. 
      1. Este recurso debería aparecer de manera destacada en el sitio web de la OSSE, en el sitio web del DHS, en MyChildCare.dc.gov, en DCChildCareConnections.org y en otros sitios gubernamentales del Distrito que suelen visitar los padres. 
      2. Promocionar con regularidad las preguntas frecuentes en las plataformas de redes sociales gubernamentales del Distrito.
      3. Los recursos sobre preguntas frecuentes deben estar disponibles en inglés y en español, y deben estar redactados en lenguaje sencillo, no con terminología técnica.
   2. Definir con claridad y describir cómo funcionarán las categorías de prioridad, y definir cómo se les informará su estado a las familias.
      1. Enumerar con claridad a cada grupo de prioridad en lenguaje sencillo con ejemplos de la vida real, para que las familias puedan ver fácilmente qué grupo les corresponde. 
      2. Explicar de qué manera funciona la prioridad en la práctica: quiénes reciben primero los servicios, si hay un orden dentro de las categorías y qué sucede si el financiamiento es limitado. 
      3. Informar a las familias cómo averiguarán su estado relativo a los grupos de prioridad.
      4. Explicar con claridad qué deben hacer las familias si cambia su situación y cómo actualizar su información.
   3. Publicar recursos orientados a las familias, como resúmenes y videos, sobre cómo y por qué deben solicitar el programa de subsidios a pesar de que haya una lista de espera vigente. 
      1. Consulte ejemplos de Arizona aquí y aquí (ejemplo de cómo debería verse un panel de solicitud interactivo).

• Otro ejemplo de Maryland disponible aquí. 

1. Lanzar un panel para que las familias puedan hacer un seguimiento de su estado en la lista de espera. El panel debería proporcionar información en tiempo real sobre la posición en la lista de espera para que puedan planificar sus vidas y su trabajo en función de cuándo podría estar disponible el subsidio. Hay orientación adicional disponible más abajo (páginas 6 y 7).  
2. Lanzar una herramienta de seguimiento de datos pública que muestre información clave sobre la lista de espera, como la cantidad de familias que han solicitado el programa hasta la fecha, información demográfica de la lista de espera por distrito electoral y otros puntos de datos relevantes que detallamos más abajo (página 6), que pueden ayudar a los legisladores a comprender las tendencias y el impacto de la lista de espera en tiempo real. 
   1. Consulte ejemplos de Colorado, Texas, Indiana y Oregon. 
3. Trabajar con el DHS y los proveedores de cuidado infantil para enviar comunicaciones proactivas regulares a las familias que ya se encuentren inscritas para explicarles qué significa la lista de espera en el caso de las renovaciones, la continuidad de la elegibilidad y la importancia de cumplir con los plazos de redeterminación. Las comunicaciones deberían incluir mensajes de texto, llamadas pregrabadas y webinars, además de correos electrónicos. 
4. Convocar al personal de primera línea del DHS y de la OSSE, a socios del sistema de Recursos y Referencias de Cuidado Infantil (CCR&R) y a proveedores para que realicen capacitaciones sobre el funcionamiento de la lista de espera y sobre cómo brindar el mejor apoyo a las familias durante el proceso para garantizar coherencia y precisión.
5. Definir con claridad y publicar una descripción de los roles y las responsabilidades de la OSSE y del DHS en la administración de la lista de espera. Los padres y los proveedores necesitan saber adónde deben dirigir las preguntas que tengan.  

Utilizar el tiempo para tomar estas medidas antes de que la lista de espera entre en vigencia ayudará a reducir la confusión y prevendrá interrupciones innecesarias en los servicios para las familias y los proveedores. 

 

Cómo Garantizar una Sólida Coordinación entre la OSSE y el DHS

Dado que el DHS desempeña un papel central en la determinación de la elegibilidad de las familias y el procesamiento de las solicitudes, y dado que la OSSE administra el programa de subsidios y la participación de los proveedores, y realizará las determinaciones relativas a cuándo y cuántas vacantes estarán abiertas para los grupos de prioridad, la estrecha coordinación entre las agencias será esencial.

Las familias no deberían sentirse confundidas con respecto a dónde solicitar información, a cómo funcionará la lista de espera y a qué esperar cuando la política entre en vigencia. Tampoco deberían los proveedores recibir orientación incongruente de las distintas agencias.

Para respaldar un proceso claro y coherente, la OSSE y el DHS deberían:

• Alinear los mensajes de las agencias para que las familias y los proveedores reciban información coherente independientemente de la agencia a la que contacten.

• Desarrollar documentos de orientación compartidos para el personal de primera línea dedicado a la elegibilidad.
• Establecer vías de derivación claras entre las familias y los proveedores de cuidado infantil para garantizar que las familias puedan inscribirse rápidamente en los servicios una vez recibido el subsidio, para que ninguna se quede fuera por falta de tiempo durante este período.
• Brindar capacitaciones conjuntas a los integrantes del personal del DHS, de la OSSE y de nivel II que interactuarán con las familias —tanto para las redeterminaciones como para las inscripciones por primera vez— con un enfoque en las prácticas óptimas del servicio al cliente, a fin de garantizar que el personal esté preparado para comunicarse de forma clara, amable y compasiva con las familias. Garantizar que todo el personal conozca recursos como el sistema de Recursos y Referencias de Cuidado Infantil que, en ocasiones, puede ofrecer apoyo más práctico conectando a las familias con soluciones. 

La sólida coordinación entre las agencias será crítica para garantizar que el proceso sea justo, transparente y mínimamente disruptivo.

 

Comunicación Clara y Continua con las Familias

Las familias que están recibiendo los subsidios y las que ingresen a la lista de espera deberían recibir una comunicación coherente y proactiva de las agencias. Las siguientes son algunas prácticas recomendadas:

• Actualizaciones mensuales a las familias que están en la lista de espera en las que se confirme su estado y se brinde información sobre los plazos previstos para que reciban el subsidio. Incluso si no hay un plazo de aprobación inmediato, es más útil para las familias contar con esa información que no recibir ninguna información. 

• Explicaciones por escrito claras (en lenguaje sencillo) de las categorías de elegibilidad, las reglas de priorización y cómo las familias pueden salir de la lista de espera si hay financiamiento disponible.
  • Si la situación de las familias cambia mientras se encuentran en la lista de espera (p. ej., una familia que se queda sin hogar), también requerirán una explicación clara de cómo comunicar la situación al DHS o a los proveedores de nivel II para que pueda ajustarse el grupo de prioridad al que estaban asignadas, y para que sepan dónde se encuentran dentro de la categoría nueva (es decir, ¿determinará su lugar en la lista de espera la fecha de solicitud inicial o pasarán al final de la lista de espera del nuevo grupo?).     
• Materiales en lenguaje sencillo comunicados a través de múltiples canales, como correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas y avisos por correo postal. 
• Comunicación clara sobre cómo la lista de espera afecta las renovaciones, los cambios de proveedor y los cambios en las circunstancias familiares.

La comunicación regular ayudará a reducir la incertidumbre, el estrés y la ansiedad, y permitirá que las familias tomen decisiones informadas sobre el cuidado infantil y los arreglos laborales.

 

Publicación de Orientación Operativa Detallada y Preguntas Frecuentes Públicas Actualizadas

Además de la comunicación sobre la lista de espera, las familias, los proveedores y el personal de primera línea necesitan orientación operativa clara sobre cómo funcionará la lista de espera en la práctica. Durante el foro de Under 3 DC del 23 de marzo con la OSSE y en conversaciones posteriores con la comunidad del aprendizaje temprano, las familias y los proveedores plantearon numerosas preguntas detalladas sobre cómo funcionará la política una vez que entre en vigencia el 12 de mayo. Hasta el momento, muchas de estas preguntas siguen sin respuesta, y esto genera mucha incertidumbre para las familias que intentan planificar el cuidado infantil y el empleo, y para los proveedores que tratan de tomar decisiones relativas a la inscripción y el personal.

 

Para promover la transparencia y garantizar un entendimiento congruente en todas las agencias y partes interesadas, la OSSE y el DHS deberían publicar orientación integral subregulatoria dirigida al público sobre cómo las agencias implementarán los protocolos de la lista de espera en el día a día y en función de cada caso, para garantizar una aplicación equitativa y uniforme de las políticas. Las preguntas operativas planteadas por las familias, los proveedores y los defensores durante el foro del 23 de marzo pueden ayudar a las agencias a desarrollar un plan de implementación de la lista de espera que sea más integral. También será necesario desarrollar una guía de implementación y preguntas frecuentes complementaria en lenguaje sencillo en la que se explique la orientación subregulatoria adicional. Los siguientes son algunos de los temas clave que se deben abordar:

• Cómo funcionará la lista de espera para los solicitantes nuevos después del 12 de mayo.
• Cómo funcionará la lista de espera para las familias actualmente inscritas que omitieron el plazo para la redeterminación.   
• Cómo se revisarán las solicitudes y cómo se notificará a las familias su colocación en la lista de espera. 
• Qué comunicación y qué actualizaciones pueden esperar las familias mientras están en la lista de espera. 
• Cómo pueden comunicarse las familias con las agencias para compartir cambios en su elegibilidad que podrían hacerlas mover hacia arriba o hacia abajo, o sacarlas de la lista de espera (por ya no ser elegibles debido a una mudanza, etc.). 
• Qué opciones o derivaciones estarán disponibles mientras esperan. 
• Cómo interactuarán los proveedores con la lista de espera cuando tengan plazas abiertas.

Brindar orientación clara y por escrito lo antes posible sobre estas cuestiones reducirá la confusión, respaldará al personal de primera línea para responder de manera congruente a las familias y ayudará a los proveedores y padres a tomar decisiones informadas y planificar.

 

Mejoramiento de los Sistemas de Notificación y Redeterminación para Prevenir Interrupciones

Garantizar que las familias actualmente inscritas permanezcan conectadas con los servicios debe ser una absoluta prioridad. La implementación de una lista de espera es un cambio significativo para el acceso a los servicios de cuidado en D. C. que requiere una comunicación clara y flexibilidad para las familias inscritas. Con el objetivo de impedir que los niños pierdan el acceso a los servicios innecesariamente debido a barreras administrativas y darles tiempo a las familias para que se adapten a un cambio abrupto en la política, el Distrito debe implementar un sistema de notificación de las redeterminaciones más robusto que incluya lo siguiente:

• Además del contacto de notificación anticipada de 60 días que realizan por única vez los trabajadores de casos del DHS, debería haber múltiples recordatorios de notificación anticipada para las familias a través de diversos canales, como correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas y avisos por correo postal. 
  • Los recordatorios de seguimiento deberían persistir semanalmente hasta que la familia envíe la documentación para la redeterminación. 
• Se debería crear un proceso para que la OSSE o el DHS notifiquen a los proveedores de cuidado infantil cuando una de sus familias inscritas se esté acercando a la fecha de redeterminación del subsidio, con el objetivo de que los programas puedan notificar a las familias personalmente y ayudarlas a mantenerse inscritas.
  • Nota: En la actualidad, cuando a las familias les corresponde la redeterminación, la OSSE notifica a los proveedores de nivel II, pero todos los proveedores requerirán esta colaboración en las notificaciones.
• Dado el cambio significativo que representa la implementación de una lista de espera por primera vez en más de 20 años, las agencias deberían establecer un período de gracia mínimo de 30 días calendario para las familias que omitan el plazo de redeterminación, que les permita enviar la documentación y mantener el subsidio sin ser colocadas en la lista de espera. 
• Se deberían proporcionar instrucciones claras sobre cuál es la documentación requerida, cómo se la debe enviar y dónde pueden recibir asistencia las familias.
  • Si hay un documento requerido para la redeterminación que falta, es incorrecto, está incompleto o genera un obstáculo para la aprobación de la familia por algún otro motivo, los representantes del DHS deben ser proactivos y ponerse en contacto para ayudar a solucionar la situación. El contacto debería realizarse en el plazo de 2 días hábiles desde la detección de los errores en la documentación.   
• Las familias deben conocer cuáles son las consecuencias de no realizar la recertificación de manera oportuna con respecto a la lista de espera y el riesgo de no poder acceder a un subsidio por al menos un año si los niveles de financiamiento para el FY27 requieren que la lista de espera funcione, en cambio, como congelación de las inscripciones.

La OSSE debería liderar la coordinación de estos esfuerzos entre el DHS y los operadores del cuidado infantil para garantizar que los niños elegibles no pierdan los servicios debido a avisos que no recibieron o confusión respecto a los procedimientos, sin importar de dónde provengan sus puntos de contacto o notificaciones relativos a la redeterminación.

 

Transparencia en los Informes y Datos Públicos

La transparencia ayudará a las familias, a los proveedores, a los legisladores y al público a comprender el alcance y el impacto de la lista de espera. Una vez que la lista de espera entre en vigencia, la OSSE y el DHS deberían publicar actualizaciones —al menos, mensuales— a través de un panel o portal público. Los informes deberían incluir lo siguiente, como mínimo:

• Cantidad de familias y cantidad de niños actualmente en la lista de espera.
• Desglose demográfico (edad y raza del niño, nivel de ingresos de la familia, etc.) y por distrito electoral de las familias en la lista de espera.
• Desglose por nivel de prioridad de las familias y los niños en la lista de espera.
• Tiempos de espera promedio para la aprobación de las solicitudes del subsidio, tiempo de permanencia en la lista de espera, tiempo desde la aprobación de la solicitud hasta la recepción real del subsidio y otras tendencias relevantes con el transcurso del tiempo, desglosadas por nivel de prioridad.
• Cantidad promedio mensual o trimestral de niños que pasan de la lista de espera al programa de subsidios por nivel de prioridad. 
  • Cantidad de familias que salen de la lista de espera debido a cambios en sus circunstancias o elegibilidad, por ejemplo, familias que se mudan del Distrito, niños que alcanzan una edad mayor, familias que buscan otros arreglos para el cuidado infantil, cambios significativos en los ingresos familiares o el empleo, u otros motivos. 
• Cantidad de familias que solicitaron el programa de subsidios a través de proveedores de nivel II comparadas con las que lo hicieron a través del DHS o del portal en línea.
• Cantidad mensual o trimestral del cierre de aulas, centros (sitios individuales de una red de proveedores más grande) y proveedores de educación temprana. Las listas deberían especificar si el centro/proveedor participaba del programa de subsidios.
  • Por separado, si los operadores de cuidado infantil se están retirando del programa de subsidios, informar sobre esta posible tendencia también sería de gran ayuda.    

Creación de un Portal para que las Familias Conozcan su Estado en la Lista de Espera

Para brindar a las familias una mayor visibilidad del proceso, la OSSE y el DHS deberían crear un portal seguro en línea (o desarrollar el portal de solicitud en línea actualmente disponible), en el que las familias inicien sesión para presentar su solicitud, cargar formularios y ver su estado individual en la lista de espera, incluido lo siguiente:

• Confirmación de su colocación en la lista de espera.

• Categoría de prioridad asignada.
• Dónde se encuentran en la fila dentro de su grupo de prioridad.
• Plazo aproximado para la recepción del subsidio, si está disponible.

Brindar a las familias una clara visibilidad de su estado reducirá la incertidumbre y les permitirá tomar decisiones informadas sobre la organización del trabajo y del cuidado infantil. Hasta que dicho portal esté disponible, la OSSE y el DHS deberían comprometerse a ofrecer actualizaciones personalizadas mensuales a las familias —por escrito vía correo electrónico o correo postal si lo prefiere la familia— sobre su lugar en la lista de espera y los tiempos de espera previstos. Las agencias deberían conservar copias de estas comunicaciones. 

Mejoramiento de las Herramientas de Búsqueda de Servicios de Cuidado Infantil Existentes

A muchas de las familias que participan del programa de subsidios les cuesta comprender cuáles son sus opciones y encontrar un programa que satisfaga sus necesidades. La lista de espera solo exacerbará estas dificultades al agregar otra capa de incertidumbre respecto a si podrán acceder a los servicios y cuándo podrán hacerlo. Esto hará que les resulte incluso más difícil planificar el trabajo, el estudio y la estabilidad de sus hijos. Con la lista de espera en vigencia, será especialmente importante:

• Publicitar ampliamente los recursos de búsqueda de servicios de cuidado infantil, incluidos My Child Care DC y Child Care Connections (ninguno de los sitios web menciona actualmente que el 12 de mayo entrará en vigencia una lista de espera, y esto debería remediarse de inmediato).
• Asociarse a proveedores de cuidado infantil para garantizar que las vacantes en My Child Care DC se informen de manera precisa y se actualicen con regularidad. 
• Garantizar que los integrantes del personal de Child Care Connections tengan materiales actualizados y capacitación para que puedan dar apoyo a las familias que se encuentran en la lista de espera.
• Garantizar que la información sea fácil de encontrar y de comprender, y que esté traducida para cumplir con las Leyes de Acceso Lingüístico del Distrito.

En conclusión, la implementación de una lista de espera representa un cambio significativo para el sistema para la primera infancia del Distrito y las familias que ya se encuentran bajo presiones económicas, a la vez que la red de protección social se deshilacha rápidamente bajo sus pies. Una atenta coordinación entre la OSSE y el DHS será crítica para garantizar que el proceso sea claro, justo, transparente y lo más mínimamente disruptivo posible para las familias y los proveedores que dependen de este programa.

La coalición Under 3 DC seguirá vigilando la implementación y compartiendo las opiniones de las familias, los proveedores y los maestros cuando la política entre en vigencia. Mantenemos nuestro compromiso de trabajar de forma colaborativa con las agencias del Distrito para apoyar a las familias, fortalecer el sector del cuidado infantil y garantizar que los niños elegibles tengan acceso a servicios estables y asequibles.

Atentamente, 

Grupo de Políticas de la Coalición Under 3 DC