Memorando: Principios rectores para la implementación de la lista de espera para subsidios de cuidado infantil.

Para: Oficina del Superintendente Estatal de Educación (OSSE) y Departamento de Servicios Humanos (DHS)

De: Grupo de Políticas de la Coalición Under 3 DC 

Asunto: Principios Rectores para la Implementación de una Lista de Espera para los Subsidios para Cuidado Infantil

Los legisladores de D. C. no asignaron fondos suficientes al Programa de Subsidios para Cuidado Infantil para el año fiscal (FY) 2026. Desde la Coalición, entendemos que la OSSE está desarrollando una política de listas de espera para el programa por si los costos superan el financiamiento que recibe. La lista de espera en este programa perjudicará a las familias y a los proveedores del Distrito, y al sistema de cuidado infantil, por lo que recomendamos a la OSSE la continuidad del acceso a este recurso tanto tiempo como sea posible, a través de la implementación del financiamiento de $5.5 millones ya autorizado por medio del plan presupuestario de contingencia para el FY2026, la utilización de fondos de reserva, la reprogramación para gastar menos de lo previsto en otras áreas del presupuesto y el aumento de los fondos del presupuesto complementario para el FY2026, entre otras medidas. 

Si bien los miembros de la Coalición ya han realizado sus observaciones y aportes sobre la política de listas de espera preliminar de la OSSE, la versión final aún no se ha publicado, y los plazo de implementación siguen sin estar claros. El presente memorando, redactado por la Coalición Under 3 DC y su Comité de Subsidios para Cuidado Infantil, delinea los principios y las recomendaciones clave para garantizar la transparencia, minimizar el daño a los proveedores y los padres, y mantener la equidad si se implementa una lista de espera. También estudiamos el caso de otros estados que implementaron listas de espera para los programas de subsidios para cuidado infantil y recomiendan maneras de instituir prácticas óptimas y evitar errores a partir de ejemplos. Si los líderes del Distrito deciden que es necesario implementar una lista de espera, esperamos que utilicen estas recomendaciones para guiar la implementación y garantizar una experiencia que sea lo menos perjudicial posible para las familias y los proveedores.

Principios Clave para la Implementación de una Lista de Espera 

• Transparencia y responsabilidad pública 

• • • Antes de implementar una lista de espera, la OSSE debe dar aviso público de gran difusión durante dos a tres meses, como mínimo. La medida de la OSSE no debe tomar por sorpresa a ninguna familia ni a ningún proveedor; las familias necesitan tiempo para organizar planes laborales y de cuidado alternativos, y los proveedores necesitan tiempo para estabilizar sus propias fuentes de presupuesto. 
    • Una vez que la lista de espera haya entrado en vigencia, la OSSE y el DHS deben publicar actualizaciones regulares sobre su estado (semanales, mensuales o, como mínimo, trimestrales) a través de un panel o portal públicos:
      • Cantidad de familias y cantidad de niños en la lista. 
        • Desglose demográfico (nivel socioeconómico, elegibilidades categóricas, etc.) y por distrito electoral 
        • Desglose por nivel de prioridad
      • Tiempo promedio de espera para la aprobación del subsidio y tendencias por nivel de prioridad.
      • Cantidad de niños que dejan la lista de espera e ingresan al programa por nivel de prioridad.
    • Además, la OSSE y el DHS deben establecer un panel o portal para que las familias que se encuentran en la lista de espera puedan registrarse y ver de manera individual dónde se encuentran y el plazo probable de aprobación.

Comunicación clara y oportuna 

• Proveedores: La OSSE y el DHS deben notificar a todos los proveedores que participan en el Programa de Subsidios para Cuidado Infantil al menos dos a tres meses antes de que las agencias prevean la necesidad de implementar la lista de espera.

1. 1. • • La OSSE y el DHS deben poner en claro todos los parámetros de la lista de espera a los proveedores, incluidos los procesos que deben realizar las familias que dejan la lista de espera e ingresan al programa, qué plazos se aplican, etc. Las agencias deben desarrollar recursos por escrito para ayudar a los proveedores a comunicar de manera uniforme y precisa las políticas de listas de espera a las familias. 
        • Además, el DHS debe reservar tiempo para corroborar con el proveedor escogido por la familia su disponibilidad en el momento en el que la familia deja la lista de espera, a fin de garantizar que el establecimiento siga teniendo una vacante disponible para el niño.

• Familias: Cuando las familias ingresan a la lista de espera, deben recibir lo siguiente: 

1. 1. • • Una explicación clara oral y por escrito de lo que significa estar en la lista de espera.
        • Los tiempos de espera aproximados o la posición relativa (es decir, usted se encuentra en el grupo de prioridad A, posición aproximada X, y prevemos que esto significa que el subsidio financiado estará disponible en el plazo de Y semanas/meses).
        • Actualizaciones regulares (cada 30 días), incluso si no hay cambios en el estado. 
          • Comunicarse de manera proactiva con los padres frecuentemente, a intervalos regulares, ayudará a generar confianza pública y el hábito de escuchar y responder a los trabajadores que se encargan de determinar la elegibilidad, lo que puede ayudar a garantizar que las familias respondan dentro del plazo necesario para aceptar el subsidio cuando esté disponible. 
        • Cuando las familias salen de la lista de espera, una notificación clara y un cronograma en el que se indique qué sucederá a continuación, qué plazos se aplican, etc. 
        • Las actualizaciones se deben realizar usando los métodos de comunicación más accesibles para las familias, como mensajes de texto, WhatsApp, llamadas telefónicas y otros formatos por escrito o digitales (es decir, a través de un portal). 
      • Todas las comunicaciones se deben realizar utilizando un lenguaje sencillo y referencias visuales, y deben estar disponibles en varios idiomas. Será necesaria la comunicación oral, además de las comunicaciones por escrito.  

Lista de espera temporaria gestionada de forma activa 

1. • La lista de espera debe tratarse como una situación temporaria, no como algo permanente. La OSSE y el DHS deben controlar de forma activa la disponibilidad, los gastos y el nivel de inscripción del Programa de Subsidios para Cuidado Infantil con el objetivo de que la lista de espera pueda eliminarse lo antes posible. 
   • Incluso mientras exista la lista de espera, las familias deben poder seguir realizando el proceso de determinación de la elegibilidad para el subsidio. La OSSE y el DHS deben alentar a las familias a completar el proceso inicial, ya que no hacerlo podría perjudicar su posición en la lista de espera. A las familias se les debe notificar que se ha implementado una lista de espera antes de que presenten su solicitud.
     • Por ejemplo, si una familia cumple con los criterios de elegibilidad, debe considerarse elegible a fin de que, cuando haya fondos disponibles, el traspaso para la inscripción a los servicios de cuidado infantil sea rápido. 
   • La OSSE y el DHS deben establecer políticas de antigüedad de la elegibilidad: si se determina que una familia es elegible, la certificación debe permanecer válida por un período definido (de hasta 12 meses) mientras espera su colocación, para que no pierda el lugar por demoras administrativas o la modificación de los requisitos de la documentación.
   • La OSSE y el DHS deben trabajar de forma estrecha con los proveedores para comprender cuáles tienen capacidad para inscribir nuevos niños y con qué rapidez pueden emparejarse las familias tras dejar la lista de espera, con el objetivo de llenar las vacantes lo antes posible no bien están disponibles.

Consideraciones y Recomendaciones sobre la Implementación 

• Proveedores de nivel II y procesamiento de solicitudes 
  • • A los proveedores de nivel II se les debe permitir optar por seguir procesando las solicitudes de elegibilidad de las familias incluso si hay una lista de espera.
    • La OSSE y el DHS deben asegurarse de que los proveedores de nivel II reciban apoyo y capacitación sobre las determinaciones de la elegibilidad y la gestión de la lista de espera conforme a los principios mencionados arriba.
• Cargas de la verificación de la elegibilidad
  • • Se deben seguir minimizando las cargas relativas a la documentación para las familias que solicitan el programa de subsidios.
• Vacante compatible y gestión de la rotación 
  • • Se debe reconocer que, cuando una familia sale de la lista de espera, el proveedor de nivel II solicitado originalmente, o el proveedor indicado en la solicitud, podría ya no tener una vacante disponible. La OSSE (a través del sistema de Recursos y Referencias de Cuidado Infantil ([CCR&R]) y el DHS deben brindar apoyo a las familias y trabajar con los proveedores para encontrar rápidamente vacantes alternativas abiertas que satisfagan las necesidades de las familias.
    • Se debe actualizar MyChildCareDC con frecuencia y de forma precisa para reducir los casos de familias que seleccionen un proveedor que no tenga plazas disponibles y garantizar que se promocionen a las familias los proveedores con plazas abiertas. Muchos proveedores del Distrito señalan esto como un problema constante, incluso sin la implementación de una lista de espera.
• Manejo de expectativas y prevención de la percepción de “agujero negro”
  • • La OSSE y el DHS deben trabajar de forma estrecha con las familias y los proveedores para asegurarse de que la lista de espera no se convierta en un “agujero negro” en el que se encuentren esperando indefinidamente sin actualizaciones o claridad que los ayude a mantener la confianza en el sistema. Las medidas de transparencia antes mencionadas contribuirán a ello. 
• Supervisión y participación de las partes interesadas 
  • • La OSSE y el DHS deben planificar reuniones regulares con los proveedores, las familias y los defensores para supervisar cómo está funcionando la lista de espera y recibir comentarios sobre las políticas y los procedimientos implementados, con el objetivo de comprender mejor la experiencia en el terreno de las partes interesadas y hacer ajustes destinados a mejorar el funcionamiento de la lista de espera y reducir los daños a las familias y los proveedores de cuidado infantil. 

La lista de espera para los subsidios constituye un importante retroceso para el Distrito después del reciente progreso logrado al ampliar el acceso a este programa, que constituye un apoyo tan esencial para las familias económicamente vulnerables con respecto a la fuerza laboral, la movilidad económica y la educación temprana. Para muchos proveedores de cuidado infantil y familias de nuestra Coalición, la perspectiva de una lista de espera incrementa la ansiedad y el estrés respecto a cómo planificar la inscripción en el futuro. Una lista de espera mal implementada también tiene consecuencias más amplias a nivel del sistema: los proveedores podrían enfrentar el aumento de las vacantes, lo que podría derivar en inestabilidad financiera y, ello, en el despido de maestros, horarios de atención reducidos o incluso el cierre de aulas. Entonces, habrá más niños que no puedan acceder a servicios de aprendizaje temprano de alta calidad y que se perderán oportunidades de desarrollo fundamentales, mientras sus familias se ven obligadas a reducir la jornada laboral o directamente dejar de trabajar. Esto afectaría de manera negativa tanto la estabilidad económica de las familias como la economía del Distrito en general. Al implementar la lista de espera con equidad, claridad y responsabilidad, la OSSE puede reducir estos daños. Es fundamental que la OSSE y el DHS no formulen la lista de espera como una medida permanente, sino como una situación administrada temporaria en la que están trabajando para encontrar soluciones. Con ese fin, los líderes de las agencias deben trabajar de forma estrecha con el Ejecutivo para garantizar que haya fondos suficientes en los próximos presupuestos. La Coalición Under 3 DC está lista para colaborar y conseguir la participación de las familias y los proveedores, y definir estrategias presupuestarias que respalden estos esfuerzos.

Instamos a la OSSE y al DHS a que adopten los principios y las recomendaciones arriba mencionados al ultimar la política de listas de espera y prepararse para la implementación. En concreto, solicitamos lo siguiente:

• Aviso público con la mayor anticipación posible —al menos, entre dos y tres meses— sobre el plazo planificado por el Distrito para la implementación de una lista de espera para los subsidios para cuidado infantil.
• Divulgación pública de la política de listas de espera definitiva con los plazos, los criterios, los compromisos de transparencia y los protocolos de comunicación.
• Lanzamiento (o el compromiso de lanzamiento) de un panel o portal sencillo con la lista de espera dentro del primer trimestre de su funcionamiento.
• Compromiso de realizar actualizaciones públicas mensuales sobre la lista de espera.
• Garantía de que continuarán las determinaciones de la elegibilidad incluso si está vigente la lista de espera, y de que no se sancionará a las familias por demoras administrativas.
• Reuniones regulares con las familias, los proveedores y los defensores para recibir comentarios sobre las políticas y los procedimientos relativos a la lista de espera, y compromiso de utilizar estos comentarios para hacer ajustes en tiempo real, según sea necesario, con el objetivo de mejorar el funcionamiento de la lista de espera para todas las partes interesadas. 

Gracias por su liderazgo y colaboración. Esperamos poder trabajar juntos para garantizar una gestión clara de la lista de espera, con vistas a su eliminación.

Atentamente,

Grupo de Políticas de la Coalición Under 3 DC